Kopieën van uw medische dossiers krijgen

Het bekijken van uw medische dossiers is niet alleen slim om te doen, het is ook uw goed recht. Hiermee kunt u alle informatie bijwerken die van vitaal belang kan zijn voor uw zorg of uw zorgverlener vragen stellen over recepten of testresultaten die ontbreken of onjuist zijn.

Historisch gezien werden medische dossiers bijgehouden en bijgehouden door de eerstelijnszorgverlener. De afgelopen jaren is er een trend ontstaan ​​waarbij patiënten verantwoordelijkheid nemen voor de opslag en het onderhoud van hun eigen medische dossiers.

Tenzij u deel uitmaakt van een zorgsysteem dat u toegang geeft tot uw elektronische medische dossiers (EMR), moet u stappen ondernemen om kopieën voor uzelf aan te vragen.

Wie mag medische dossiers opvragen

Hoewel ontworpen om uw privacy te beschermen, zijn de HIPAA-voorschriften zo uitgebreid dat veel providers nog steeds niet weten hoe ze moeten worden gehandhaafd. Dit kan het soms moeilijk maken om uw administratie te verkrijgen, zelfs als u er volledig recht op heeft.

Volgens HIPAA heeft u het recht om medische dossiers op te vragen in deze omstandigheden:

• U bent de patiënt of de ouder of voogd van de patiënt wiens dossier wordt opgevraagd.
• U bent mantelzorger of belangenbehartiger die schriftelijke toestemming heeft gekregen van de patiënt. In sommige gevallen geeft de zorgaanbieder u een toestemmingsformulier dat de patiënt moet invullen.

Veel mensen gaan ervan uit dat alleen zij of hun aangewezen personen kopieën van hun medische dossiers kunnen krijgen. Volgens de wet zijn er andere personen of organisaties die mogelijk ook het recht hebben.

Dit omvat niet alleen uw eerstelijnszorgaanbieder, maar ook derde gedekte entiteiten aan wie u bewust of onbewust het recht hebt verleend bij het ondertekenen van een patiëntenintake of registratieformulier. Deze omvatten niet alleen artsen, maar organisaties zoals verzekeringsmaatschappijen, ziekenhuizen, laboratoria, verpleeghuizen, revalidatiecentra en factureringsproviders.

Tegenwoordig vragen sommige mensen zelfs om hun medische informatie te delen met mobiele apps (zoals apps die de gezondheid van uw hart of diabetes controleren). Onder HIPAA hebt u het recht om dit te vragen met dien verstande dat de zorgaanbieder die de informatie vrijgeeft niet verantwoordelijk is voor hoe de mobiele app-aanbieder uw informatie gebruikt of beveiligt.

Hiertoe is het in uw belang om een ​​medisch registratie- of intakedocument te lezen om volledig te begrijpen welke rechten u verleent en met wie uw informatie kan worden gedeeld.

Welke records kunnen worden verstrekt?

Hoewel u recht heeft op de meeste van uw medische dossiers, zijn er enkele die zorgverleners kunnen weigeren. De leeftijd van een bepaalde set records kan ook van invloed zijn op de mogelijkheid om ze te verkrijgen – de meeste zorgverleners, waaronder zorgverleners, ziekenhuizen en laboratoria, zijn verplicht om medische dossiers voor volwassenen ten minste zes jaar bij te houden, hoewel dit per staat kan verschillen.

Ook is geregeld hoe lang de administratie van kinderen wordt bewaard. Afhankelijk van de staat moeten de gegevens van een kind drie tot tien jaar na de leeftijd van 18 of 21 worden bewaard.

Als u specifieke laboratoriumtests of ziekenhuisopnames zoekt, is het vaak het beste om ze bij het laboratorium of ziekenhuis op te vragen in plaats van bij uw huisarts. Ze zijn waarschijnlijk completer en kunnen zelfs voor een langere periode worden bewaard dan een particuliere medische praktijk.

Records die uw provider mag weigeren

Er zijn records waartoe u de toegang kan worden ontzegd. Deze hebben voornamelijk betrekking op geestelijke gezondheidsdossiers waarvoor de aantekeningen van de zorgverlener eerder als “indrukken” dan als diagnoses kunnen worden beschouwd. Er is aangevoerd dat openbaarmaking van deze gegevens de relatie tussen zorgverlener en patiënt kan schaden of verkeerd kan worden opgevat als het uit de context wordt gehaald.

Dat gezegd hebbende, een provider kan uw verzoek niet weigeren omdat het uw gevoelens kan kwetsen. Het kan alleen worden geweigerd als het vrijgeven van de informatie u kan dwingen uzelf of anderen schade te berokkenen. Indien geweigerd, moet de weigering schriftelijk aan u worden verstrekt.

Volgens de wet zijn er enkele gevallen waarin uw gezondheidsinformatie kan worden achtergehouden, hoewel deze beperkingen onderhevig zijn aan brede interpretatie. Waaronder:

• Psychotherapie notities; dit zijn aantekeningen van de zorgverlener en mogen niet in uw medisch dossier worden opgenomen
• Informatie die is verzameld voor gebruik in een rechtszaak

Als u vindt dat u onterecht de toegang tot bepaalde medische dossiers wordt ontzegd, kunt u een klacht indienen bij het Office of Civil Rights (OCR) van het Department of Health and Human Services. U kunt hetzelfde doen als uw medisch beroepsgeheim is geschonden.

Als de OCR het ermee eens is dat uw klacht gegrond is, zal deze de zorgverlener of instelling opdragen corrigerende maatregelen te nemen of een schikking af te dwingen als er daadwerkelijk schade is aangericht. De klacht moet binnen 180 dagen na de overtreding worden ingediend.

De wet verbiedt ook represailles door de gedekte entiteit als er een klacht wordt ingediend, zoals de beëindiging van diensten of een verhoging van de kosten van diensten.

Uw medische dossiers opvragen

De meeste praktijken of instellingen zullen u vragen om een ​​formulier in te vullen om uw medische gegevens op te vragen. Dit aanvraagformulier kan meestal op kantoor worden opgehaald of per fax, post of e-mail worden bezorgd.

Als het kantoor geen formulier heeft, kunt u een brief schrijven om uw verzoek in te dienen. Zorg ervoor dat u het volgende opneemt:

• Uw naam
• Burgerservicenummer
• Geboortedatum
• Adres en telefoonnummer
• E-mailadres
• De lijst met records die worden opgevraagd
• De data van de dienst
• Leveringsoptie (fax, post, e-mail, persoonlijk)
• Handtekening

Nadat het verzoek is gedaan, kan het zijn dat u even moet wachten voordat de administratie daadwerkelijk is ontvangen. Staatswetten variëren, maar vereisen doorgaans levering binnen 30 tot 60 dagen. Zorg ervoor dat u een kopie van het originele verzoek bewaart en neem contact op met het ministerie van Volksgezondheid van uw staat als u de documenten na herhaalde pogingen niet heeft ontvangen.

Servicekosten

Houd er rekening mee dat u mogelijk de kosten van uw medische dossiers moet betalen als u ze op papier, per fax of via elektronische media wilt laten bezorgen. Hoewel de prijs kan variëren, moet deze redelijk zijn.

Bovendien heeft u recht op de administratie, ook als u de zorgaanbieder of instelling niet heeft betaald voor de betreffende ingreep. De administratie kan niet worden ingehouden voor wanbetaling, en u mag geen exorbitante vergoeding in rekening worden gebracht ter compensatie van de wanbetaling van diensten. Als er geld verschuldigd is, kan de zorgaanbieder of voorziening incasseren, zoals een juridische procedure of een incassodienst.

Voor een zorgverlener die niet meer in de praktijk is

Als uw zorgverlener met pensioen gaat of geen praktijk meer heeft, moeten alle medische dossiers volgens de wet nog worden bijgehouden. Dit geldt ook als een zorgaanbieder is overleden of de praktijk ontbindt zonder verkoop.

Volgens de wet moeten de medische dossiers worden overgedragen aan een andere zorgaanbieder die ermee instemt de verantwoordelijkheid op zich te nemen. Als er geen aanbieder kan worden gevonden, kunnen de records worden gearchiveerd bij een gerenommeerd commercieel opslagbedrijf.

Evenzo, als uw zorgverlener de praktijk heeft verlaten maar de praktijk nog steeds actief is, moeten uw gegevens worden bewaard door de overige leden. Als de praktijk is verkocht, zal de nieuwe praktijk verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van de administratie en aansprakelijk zijn als de administratie verloren gaat of verkeerd wordt gebruikt.

Het opsporen van uw gegevens kan soms een uitdaging zijn, vooral als het kantoor van een zorgverlener is gesloten zonder doorstuurgegevens. In dit geval zijn er verschillende dingen die u kunt doen:

• Neem contact op met uw staat of lokale medische samenleving. Veel van deze organisaties vereisen jaarlijkse registratie, ze zullen hoogstwaarschijnlijk de meest recente contactgegevens hebben.

• Praat met uw zorgverzekeraar. Als de zorgaanbieder nog een erkende aanbieder is, heeft uw verzekeraar contactgegevens.

• Neem contact op met een ziekenhuis waar uw zorgverlener rondes heeft gedaan. Ziekenhuizen vereisen dat zorgverleners een formeel proces doorlopen om ziekenhuisprivileges te verkrijgen. Personeelsafdelingen hebben meestal details in hun dossier.

Als al het andere faalt, moet u mogelijk uw bestand reconstrueren door contact op te nemen met de verschillende laboratoria, ziekenhuizen of specialisten die u hebt gebruikt. Uw zorgverzekeraars, zowel in het verleden als in het heden, kunnen u de details geven van eventuele claims die namens u worden ingediend.

Fouten corrigeren

Als u eenmaal een kopie van uw medische gegevens hebt verkregen, moet u deze zorgvuldig doornemen. Als u fouten of weglatingen aantreft, wilt u dat deze onmiddellijk worden gecorrigeerd om ervoor te zorgen dat ze uw toekomstige zorg niet in gevaar brengen.

De meeste providers zullen akkoord gaan met het corrigeren van feitelijke fouten of het opsporen van rapporten die in uw dossier hadden moeten worden bewaard.

Dit geldt echter niet voor meningsverschillen waarvoor uw zorgaanbieder het recht heeft om een ​​medische mening te uiten. Dit omvat aantekeningen over factoren die bijdragen aan een ziekte (zoals alcoholisme of hiv) die u liever niet in uw medische dossiers heeft. Het wijzigen of weglaten van de administratie zou niet alleen ethisch problematisch zijn, het zou de zorgverlener kunnen onderwerpen aan juridische stappen.

Dat gezegd hebbende, als u van mening bent dat de weigering van een correctie onrechtvaardig is of u in gevaar brengt, dient u een klacht in bij de OCR met gedetailleerde informatie over het geschil. Zij kunnen het bewijsmateriaal beoordelen en beslissen of de correctie gerechtvaardigd is.

Weten wat er in uw medische dossiers staat, kan net zo belangrijk zijn als het zien van een zorgverlener. Als u toegang heeft tot uw elektronisch medisch dossier, controleer dit dan na elke afspraak of zorgbezoek. Het stelt u in staat om correcties aan te brengen wanneer dat nodig is en actiever deel te nemen als en wanneer medische behandeling nodig is.